Новогодний корпоратив: чек-лист подготовки и сроки бронирования

Новогодний корпоратив стоит планировать за 6–8 недель, а в Алматы лучше начинать ещё раньше: самые удобные пятницы и субботы декабря площадки и ведущие расписывают уже к середине ноября. Если вы читаете это в ноябре, ещё не поздно, но откладывать решение больше нельзя.

В этой статье мы собрали то, что отличает новогодний вечер от обычного корпоратива: сроки, выбор даты, бюджет, подарки и план действий для тех, кто начинает подготовку в последний момент. Общие этапы организации мы разбирали в статье организация корпоратива под ключ.

Чем новогодний корпоратив отличается от обычного

В декабре организатор работает в условиях дефицита. Спрос на площадки, ведущих, артистов, кейтеринг и такси в несколько раз выше, чем в любой другой месяц. Отсюда три особенности.

• Цены выше. Многие площадки поднимают минимальный депозит на декабрь, а артисты берут повышенную ставку за пятницу и субботу.
• Даты разбирают первыми. Удобные вечера уходят компаниям, которые бронируют заранее, остальным достаются будни.
• Ожидания гостей выше. От новогоднего вечера ждут атмосферы праздника, подведения итогов и подарков, а не просто ужина с коллегами.

Как выбрать дату

Главный вопрос новогоднего корпоратива в том, какой день выбрать. Каждый вариант имеет свои плюсы.

Дата	Плюсы	Минусы
Пятница или суббота во второй половине декабря	Удобно гостям, праздничное настроение	Самый высокий спрос и цены
Будний день в декабре	Свободные площадки, ниже депозит	Часть гостей уйдёт рано, утром на работу
Начало декабря	Больше выбора и спокойнее подготовка	Меньше ощущения Нового года
Середина января	Низкие цены, нет конкуренции за подрядчиков	Праздник уже прошёл, нужен другой повод

Учтите и календарь Казахстана. 16 декабря, в День Независимости, многие сотрудники уезжают или планируют отдых, а последние дни декабря часто заняты закрытием года в бухгалтерии и отделе продаж. Перед выбором даты спросите у руководителей отделов, когда у их команд пиковая нагрузка.

Сроки бронирования: что делать и когда

Если подготовка начинается в ноябре, действуйте в таком порядке.

1. Сразу определите бюджет и число гостей. Без этих двух цифр площадка не назовёт условия, а время уходит.
2. В течение недели забронируйте площадку. Посмотрите 3–4 варианта и внесите предоплату за тот, что подходит. В декабре дату держат только после оплаты.
3. Параллельно закрепите ведущего и диджея. Хорошие ведущие на декабрь заняты раньше площадок.
4. За 3–4 недели утвердите программу и меню. Сюда же относятся фотограф, видеограф, декор и фотозона.
5. За 2 недели соберите точный список гостей и согласуйте с площадкой рассадку и тайминг.
6. За несколько дней проверьте трансфер и такси. В декабрьские вечера машины в городе ждать приходится долго.

Бюджет: из чего он складывается

Основную часть бюджета новогоднего корпоратива обычно составляют площадка и кейтеринг. Дальше идут ведущий с программой, артисты, техника, декор, фото и видео, подарки и транспорт.

Чтобы не выйти за рамки, считайте бюджет на одного гостя и сразу закладывайте резерв 10–15%. В декабре почти всегда появляются неожиданные расходы: дополнительный час аренды, доплата за звук или такси после полуночи.

Где можно сэкономить без потери атмосферы:

• выбрать будний день или начало декабря;
• заменить дорогих артистов интерактивом с ведущим и сильным диджеем;
• объединить фотозону и декор в одну продуманную зону вместо оформления всего зала;
• договориться с площадкой о пакетном предложении, куда уже входят звук и свет.

Программа, которая запоминается

Новогодний вечер держится на трёх элементах: подведение итогов, эмоции и общение.

Итоги года. Короткое выступление руководителя и награждение лучших сотрудников. Номинации стоит придумать не только за продажи, но и за поддержку коллег, лучший проект, самый неожиданный поступок. Это делает церемонию живой.

Видео о годе компании. Ролик на 3–5 минут из фото и коротких видео сотрудников вызывает больше эмоций, чем любая шоу-программа. Его стоит заказать заранее: на сбор материалов уходит время. Такие ролики делает команда видеопродакшна.

Тема вечера. Тематический корпоратив с дресс-кодом проще организовать, чем кажется, и гости вспоминают его дольше. Популярные идеи: «Великий Гэтсби», кино, восточная сказка, ретро-вечеринка 90-х.

Время на общение. Не заполняйте программу от начала до конца. Гостям нужны паузы, чтобы просто поговорить, особенно если в компании несколько офисов или новые сотрудники.

Подарки сотрудникам

Подарок закрепляет впечатление от вечера. Лучше работают подарки, которые полезны или персональны: качественный мерч с символикой компании, сертификаты на впечатления, наборы локальных брендов, книги. Вручать их удобнее в конце вечера или передать заранее по отделам, чтобы не тратить время программы.

Если вы опоздали с подготовкой

Если до праздника осталось меньше месяца, а площадка не выбрана, есть рабочие варианты:

• будний день во второй половине декабря, когда площадки ещё свободны;
• корпоратив в ресторане с готовой программой, где часть подрядчиков уже включена;
• праздник в офисе с кейтерингом, диджеем и фотозоной;
• январский корпоратив под другой повод: старт года, стратегическая сессия с вечерней частью.

В такой ситуации особенно выручает ивент-агентство: у него есть проверенные площадки и подрядчики, с которыми можно договориться быстро.

Часто задаваемые вопросы

За сколько бронировать новогодний корпоратив в Алматы?

Оптимально за 6–8 недель. Самые популярные пятницы и субботы декабря обычно расписаны уже к середине ноября, поэтому начинать стоит в октябре или в начале ноября.

Какой день лучше выбрать для новогоднего корпоратива?

Пятница или суббота во второй половине декабря удобнее гостям, но дороже и востребованнее. Будний день или начало декабря дают больше выбора площадок и помогают сэкономить.

Можно ли провести новогодний корпоратив в январе?

Да. Январский праздник обходится дешевле и проходит спокойнее, только его лучше подать под другим поводом, например старт нового года или подведение итогов.

Что подарить сотрудникам на Новый год?

Лучше всего работают полезные или персональные подарки: качественный мерч, сертификаты на впечатления, наборы локальных брендов. Вручать их удобно в конце вечера.

WebMarketing организует новогодние корпоративы в Алматы под ключ: от подбора площадки и программы до видеоролика о годе компании. Подробнее на странице Ивент-мероприятия.