Организация корпоратива под ключ: этапы и что учесть

Организация корпоратива под ключ означает, что агентство берёт на себя всё: концепцию, площадку, программу, ведущего, артистов, технику, кейтеринг, фото и видео, логистику гостей. Компании остаётся утвердить идею и бюджет, а в день события просто прийти и отдохнуть вместе с командой.

Хороший корпоратив начинают готовить за 1–2 месяца, а перед Новым годом ещё раньше: популярные площадки и ведущие в Алматы на декабрь бронируют уже с осени. Если новогодний вечер ещё не забронирован, лучше заняться этим прямо сейчас.

С чего начать: цель, гости, бюджет

Любой корпоратив начинается с трёх вопросов.

Зачем мы собираемся? Отметить итоги года, сплотить новую команду, наградить лучших, отпраздновать юбилей компании. От цели зависит всё остальное: формат, программа и тон вечера.

Сколько будет гостей? Только сотрудники или с партнёрами и семьями. Количество гостей определяет выбор площадки и большую часть бюджета.

Какой бюджет? Удобнее считать бюджет на одного гостя и сразу заложить резерв 10–15% на непредвиденные расходы.

Форматы корпоративов

Формат	Кому подходит	Особенности
Банкет с программой	Большим коллективам, на Новый год	Классика: ведущий, шоу, награждение, танцы
Тематическая вечеринка	Молодым командам	Дресс-код и декорации под тему, больше вовлечения
Выездной тимбилдинг	Отделам до 50–70 человек	Активности на природе, хорошо сплачивает
Корпоратив за городом	Тем, кто хочет сменить обстановку	Нужен трансфер, можно с ночёвкой
Конференция с вечерней частью	Компаниям с филиалами	Деловая часть днём, праздник вечером

В Алматы популярны выезды в горы и загородные комплексы в сторону Медеу, Шымбулака и Талгара. Такой формат требует продуманной логистики, особенно зимой.

Как выбрать площадку

При выборе площадки проверьте:

• вместимость с запасом, а не впритык;
• наличие сцены, звука, света и экрана или возможность их привезти;
• условия по кейтерингу: своя кухня, депозит, пробковый сбор;
• парковку и удобство подъезда для гостей;
• до какого времени можно проводить мероприятие;
• есть ли отдельная зона, чтобы не пересекаться с другими гостями.

Обязательно съездите на площадку лично до подписания договора. Фото в каталоге и реальный зал часто отличаются.

Программа вечера

Программа держит внимание гостей и задаёт ритм. Обычно в неё входят:

1. Сбор гостей и welcome-зона. Фотозона, лёгкие закуски, музыка.
2. Открытие. Приветствие руководителя и ведущего.
3. Основная часть. Награждение, конкурсы, интерактив с гостями, видеоролик о годе компании.
4. Шоу-программа. Артисты, кавер-группа, шоу-номера.
5. Танцевальная часть. DJ и свободное общение.

Хороший ведущий умеет вовлечь всех, но никого не ставит в неловкое положение. Обсудите с ним заранее, какие темы и шутки неуместны в вашем коллективе.

Не забудьте про фото и видео: короткий ролик с вечера потом пригодится для внутренних коммуникаций и HR-бренда. Такие ролики снимает команда видеопродакшна.

Что делает ивент-агентство

Агентство экономит время тех, кому корпоратив поручили «в нагрузку» к основной работе: HR, офис-менеджера, помощника руководителя.

• предлагает концепцию и сценарий;
• подбирает и бронирует площадку;
• договаривается с ведущим, артистами, декораторами, техникой;
• составляет тайминг и ведёт всех подрядчиков;
• координирует событие в день проведения;
• отвечает за то, чтобы всё прошло по плану.

Вместо десятка договоров у компании один подрядчик и один ответственный за результат.

Чек-лист подготовки

За 6–8 недель:

• определить цель, дату, число гостей и бюджет;
• выбрать формат и концепцию;
• забронировать площадку и ведущего.

За 4 недели:

• утвердить меню и сценарий;
• забронировать артистов, фото и видео, декор;
• разослать приглашения сотрудникам.

За 2 недели:

• собрать точный список гостей;
• подготовить награды, подарки, видеоролик;
• согласовать тайминг со всеми подрядчиками.

За 1–2 дня:

• проверить монтаж, звук, свет и экран;
• провести прогон с ведущим;
• организовать трансфер и такси для гостей.

Частые ошибки организаторов

• Позднее бронирование. В декабре лучшие площадки и ведущие заняты уже к ноябрю.
• Слишком плотная программа. Гостям нужно время просто пообщаться.
• Плохой звук. Если не слышно ведущего, вечер разваливается, какой бы ни была программа.
• Не продумана дорога домой. Особенно для выездных мероприятий и зимой.
• Один ответственный без помощников. Координатор в день события должен быть свободен от других задач.

Часто задаваемые вопросы

За сколько нужно заказывать организацию корпоратива?

Оптимально за 1–2 месяца. На новогодние даты лучше начинать подготовку в сентябре или октябре.

Можно ли провести корпоратив за городом?

Да, это популярный формат в Алматы. Агентство организует трансфер, площадку и программу на открытом воздухе или в загородном комплексе.

Кто отвечает за площадку и подрядчиков?

При организации под ключ всех подрядчиков подбирает и координирует агентство. У компании один договор и один контактный менеджер.

Сколько стоит организация корпоратива?

Стоимость зависит от количества гостей, площадки, меню и программы. Точный расчёт делается после брифа.

WebMarketing организует корпоративы, конференции и презентации в Алматы под ключ, включая видеосъёмку и ролики о событии. Подробнее на странице Ивент-мероприятия.